[양식] 문서보존상자 & 문서보관상자 라벨

🗂️연초에 문서보존 상자 정리했던 기억

연초가 되면 어김없이 업무의 시작과 함께 서류 정리를 하게 됩니다. 저 역시 그랬던 기억이 있는데요. 문서보존상자를 정리할 때 네임펜으로 바로 상자 표에 작성하는 방법을 자주 사용하곤 했습니다.

 

하지만 이렇게 작성된 글씨는 사람마다 글씨체가 다르다 보니, 나중에 서류를 찾을 때 글씨가 흐릿하거나 알아보기 어려운 경우가 종종 있더라고요. 그래서 저는 이 문제를 해결하기 위해 라벨지를 활용하는 방식을 선호합니다.

🗂️라벨지를 활용한 문서 정리의 장점

라벨지는 깔끔하고 통일된 서체를 사용할 수 있다는 점에서 큰 장점이 있습니다. 여러 사람이 문서를 공유하거나 관리할 때, 보기 좋고 쉽게 식별할 수 있어 서류를 찾는 데 걸리는 시간을 줄여줍니다.

 

특히 문서보존 상자에 붙이는 라벨은 서류의 종류, 연도, 보관번호 등을 명확히 표시할 수 있어 체계적인 문서 관리가 가능합니다.

🗂️엑셀로 만든 문서보존 상자 라벨지

문서보존 상자를 효율적으로 관리하기 위해, 저는 기존 문서보관상자의 틀을 참고하여 라벨지를 직접 만들어 보았습니다. 엑셀을 활용하여 라벨지를 제작했는데, 각 상자마다 고유의 연번을 부여해 한눈에 서류를 구분할 수 있도록 구성했습니다.

 

예를 들어, 연번과 함께 문서의 카테고리와 작성 연도를 적어 넣어 특정 문서를 찾는 데 훨씬 용이하도록 했습니다.

라벨지를 제작할 때는 엑셀에서 셀 크기를 라벨지 크기에 맞게 조정한 후, 필요한 정보를 입력하고 인쇄하여 사용했습니다. 이렇게 만든 라벨지는 깔끔하게 보이고, 상자마다 동일한 형식으로 부착할 수 있어 문서 보관의 효율성을 높여줍니다.

💡라벨지 제작과 활용 팁

1. 항목 구분하기: 라벨에 포함할 정보를 미리 정리해 두는 것이 중요합니다. 예를 들어, 문서의 종류, 보관 연도, 작성 부서 등을 구체적으로 나눠 적으면 좋습니다.
2. 연번 활용하기: 상자마다 고유 번호를 부여하면 관리가 훨씬 수월합니다. 번호만으로도 빠르게 원하는 서류를 찾아낼 수 있습니다.
3. 정확한 인쇄 설정: 라벨지의 크기에 맞게 인쇄 설정을 조정하는 것이 중요합니다. 라벨지의 테두리를 넘어가는 오류를 방지하려면 미리 시범 인쇄를 해보는 것도 좋습니다.

🗂️문서 관리의 새로운 기준

라벨지를 활용한 문서보존 상자 정리는 단순히 서류를 정리하는 것을 넘어, 체계적이고 효율적인 관리 방법으로 자리 잡고 있습니다.

 

시간이 지나도 깔끔하게 유지되는 라벨 덕분에 필요한 문서를 쉽게 찾을 수 있고, 바쁜 업무 속에서도 깔끔한 서류 보관이 가능합니다.

 

여러분도 문서보존 상자 정리를 할 때, 라벨지를 한번 활용해 보세요. 네임펜으로 직접 작성하는 방식보다 훨씬 효율적이고 전문적인 문서 관리가 가능하답니다.

❤️ 다운로드

제가 제작한 문서보존 상자 라벨지는 구글 드라이브에 업로드되어 있으며, 아래 링크에서 다운로드하실 수 있습니다.

필요하신 분들께 꼭 도움이 되었으면 합니다.

 

COCO_CHOCO_CHIP_구글 드라이브